Uma mercadoria parada pode comprometer uma entrega, alterar o planeamento do transporte ou afetar a produção. Para Antonio Llobet, presidente do Consejo General de Agentes de Aduanas y Representantes Aduaneros de Espanha, tornar o comércio mais previsível exige maior coordenação dos controlos, informação partilhada e representantes aduaneiros envolvidos antes de as empresas fecharem as decisões comerciais.
A distância mais curta nem sempre determina a escolha da porta de entrada de uma mercadoria na Europa. A regularidade dos serviços, a capacidade de resolver incidentes e a previsibilidade dos procedimentos podem justificar quilómetros adicionais. É nesta relação entre alfândegas e competitividade das cadeias de abastecimento que Antonio Llobet coloca o foco.
A propósito do I Fórum Aduaneiro Ibérico, que decorre de 12 a 14 de novembro, em Lisboa, o presidente do Consejo General de Agentes de Aduanas y Representantes Aduaneros de Espanha responde às perguntas da Supply Chain Magazine sobre os custos da incerteza, os limites da digitalização e o que Portugal e Espanha podem melhorar em conjunto. Defende uma agenda de trabalho entre as organizações profissionais dos dois países, assente em dificuldades concretas e propostas cujo efeito possa ser acompanhado depois do encontro.
SCM – Quem gere uma cadeia de abastecimento precisa de saber quanto tempo demorará uma mercadoria a chegar e quanto custará. Onde continua a falhar a previsibilidade dos processos aduaneiros e que consequências tem para as empresas?
Antonio Llobet – A previsibilidade fica comprometida quando uma empresa conhece os requisitos da sua operação, mas não consegue antecipar como serão coordenados os diferentes controlos nem quanto tempo demorará a resolução de um incidente. O desalfandegamento faz parte de um processo em que podem intervir outras autoridades. Se cada uma solicitar informação separadamente ou atuar sem coordenação suficiente, torna-se difícil dar ao cliente uma estimativa fiável.
Para a empresa, essa incerteza tem um custo, porque pode gerar despesas de armazenagem, alterar o planeamento do transporte ou comprometer uma entrega e, numa cadeia industrial, afetar o abastecimento da produção. Obriga também a reservar margens de tempo e recursos que poderiam ser dedicados a outras necessidades.
Não podemos prometer que todas as mercadorias serão distribuídas no mesmo prazo, porque os riscos e os controlos são diferentes, mas devemos exigir que os requisitos sejam claros, que as intervenções estejam coordenadas e que o operador saiba em que situação se encontra a sua mercadoria e o que falta para que possa prosseguir.
Se compararmos Portugal e Espanha, que diferenças observa na resposta dos dois países às necessidades dos importadores e exportadores? Que boas práticas de um país poderiam ser aplicadas no outro?
Espanha e Portugal partilham um enquadramento aduaneiro europeu e uma realidade logística muito interligada. Isso não significa que todos os procedimentos estejam organizados da mesma forma. Para comparar a resposta dos dois países, é necessário observar operações equivalentes, os organismos que intervêm e as características de cada ponto de entrada. Não seria rigoroso afirmar, de forma geral, que um responde melhor do que o outro.
O que realmente importa é identificar práticas que possam ser aplicadas no outro país: como se informa o operador antes de uma operação, como se coordenam as inspeções ou que vias existem para resolver divergências. Sempre que um procedimento permita evitar uma duplicação ou antecipar um controlo, vale a pena estudá-lo e partilhá-lo.
Precisamente, a relação com a Ordem dos Despachantes Oficiais e o encontro de Lisboa permitem-nos aprofundar esse conhecimento. Gostaria que comparássemos casos concretos e soluções, com a participação das administrações, para que a aprendizagem mútua se traduza em melhorias para importadores e exportadores.
Na escolha de um porto ou de uma porta de entrada na Europa, que peso tem hoje a eficiência aduaneira? Na sua experiência, o que leva uma empresa a optar por uma alternativa mais afastada do destino final das suas mercadorias?
A eficiência aduaneira tem um peso importante, porque influencia o custo e a fiabilidade de toda a cadeia. Uma empresa avalia o tempo que decorre até poder dispor da sua mercadoria, a clareza dos requisitos e a capacidade de resolver incidentes, a par das ligações marítimas e terrestres, da frequência dos serviços e dos restantes custos logísticos.
Por isso, uma porta de entrada mais afastada pode ser competitiva se oferecer melhores ligações, maior regularidade ou uma operação mais previsível. Os quilómetros adicionais podem compensar se reduzirem o risco de um atraso que afete a produção ou a entrega ao cliente. A decisão depende da mercadoria e das necessidades de cada empresa.
Na nossa perspetiva, a competitividade de um porto também se constrói com controlos bem coordenados, sistemas fiáveis e critérios claros. A segurança do comércio e a agilidade devem avançar em conjunto.
Que problemas concretos poderiam Portugal e Espanha resolver através de uma maior cooperação aduaneira? O que gostaria que resultasse deste primeiro Fórum Aduaneiro Ibérico para dar continuidade ao debate?
Uma maior cooperação permitiria identificar diferenças de interpretação, partilhar soluções para incidentes semelhantes e melhorar a informação que recebem as empresas que operam nos dois países. Seria também útil para comparar a forma como se coordenam os controlos na fronteira e como se preparam os profissionais para as mudanças tecnológicas e regulamentares.
Gostaria que do Fórum resultasse uma agenda de trabalho concreta entre o Consejo General e a Ordem dos Despachantes Oficiais. Poderíamos começar por recolher dificuldades comuns, selecionar algumas que possam ser abordadas em conjunto e manter reuniões técnicas para trocar experiências e propostas. Quando uma questão depender das autoridades, deveremos apresentá-la ao interlocutor competente com uma explicação precisa do problema e do seu efeito nas operações.
A formação e o intercâmbio entre profissionais podem dar continuidade a essa relação. Lisboa terá sido útil se, depois do encontro, continuarmos a trabalhar em conjunto e pudermos verificar que avanços se produziram.
Perante uma alteração pautal, uma nova restrição comercial ou uma mudança de fornecedor, em que momento devem as empresas envolver o seu representante aduaneiro? Que erros se repetem quando recorrem a ele demasiado tarde? Pode partilhar um exemplo que ilustre a diferença?
As empresas devem envolver-nos antes de fecharem a decisão comercial. Se mudarem de fornecedor, convém rever a origem, a classificação, o valor e os requisitos da mercadoria antes de confirmarem a encomenda. Se for anunciada uma alteração pautal ou uma restrição, devemos estudar o seu alcance e a data relevante para a operação antes de se comprometer um preço ou uma entrega.
Quando somos consultados com a mercadoria já embarcada, a margem de atuação diminui. Podem faltar documentos que deveriam ter sido obtidos na origem, os custos podem ter sido mal calculados ou pode descobrir-se um requisito que impede o desalfandegamento nas condições previstas.
Um exemplo ilustrativo seria o de uma empresa que substitui o seu fornecedor por outro situado num país diferente e mantém o mesmo cálculo de custos porque compra, aparentemente, o mesmo produto. O novo fornecimento pode ter um tratamento pautal diferente e exigir outros comprovativos. Se intervirmos antes da encomenda, podemos verificá-lo e ajudar a calcular o custo real. Se a consulta chegar quando a mercadoria está na fronteira, as opções são muito mais limitadas.
A digitalização dos processos traduziu-se numa simplificação efetiva para as empresas? Onde continuam a existir pedidos de informação duplicados, sistemas que não comunicam entre si ou procedimentos que poderiam ser mais simples?
A digitalização oferece uma oportunidade muito importante, mas a simplificação deve medir-se pelo trabalho que poupa à empresa e pela qualidade do resultado. Substituir um formulário em papel por outro eletrónico acrescenta pouco se, depois, for necessário voltar a introduzir os mesmos dados em vários sistemas.
O ponto crítico está na relação entre os procedimentos aduaneiros e os restantes controlos que afetam a mercadoria. Precisamos de evitar que seja necessário voltar a fornecer informação já disponível, que cada organismo a solicite num formato diferente ou que o operador tenha de reconstituir, por sua conta, o estado do processo. É também necessário facilitar a correção de erros e a gestão de incidentes.
O caminho deve ser fornecer os dados uma única vez e permitir a sua reutilização por quem esteja habilitado para o fazer, com garantias de confidencialidade e segurança. Para o conseguir, os sistemas devem poder comunicar entre si e os procedimentos têm de ser concebidos em conjunto, com a participação de quem os utiliza diariamente.
Se pudesse escolher uma mudança prioritária para tornar o comércio externo das empresas ibéricas mais ágil e previsível, qual seria e o que falta para a concretizar?
Escolheria melhorar a coordenação dos controlos na fronteira, para que a empresa possa fornecer informação coerente e conhecer o estado da sua operação. É uma melhoria que pode ter um efeito direto nos prazos, nos custos e na capacidade de planear.
Para a concretizar, é necessário acordar de que informação precisa cada organismo, como é partilhada e quem deve atuar quando surge um incidente. Precisamos também de critérios claros, de sistemas que comuniquem entre si e de uma organização que permita coordenar as inspeções sempre que possível. A tecnologia é necessária, mas o avanço depende igualmente da forma como as instituições trabalham.
Espanha e Portugal podem ajudar-se através da partilha de experiências e da identificação de soluções que funcionem na prática. Nós, representantes aduaneiros, podemos contribuir com o conhecimento das operações e das dificuldades dos nossos clientes. Esse deveria ser um dos resultados da cooperação ibérica: propostas precisas que permitam às empresas realizar operações comerciais com maior segurança e previsibilidade.
