A fintech portuguesa Paynest lançou uma funcionalidade que permite a validação automática das ordens de compra (PO) presentes nas faturas de fornecedores. Esta atualização vem reforçar a gestão de fornecedores, visando evitar que as equipas financeiras despendam uma parte significativa do seu tempo a rever documentos e a pedir as respetivas correções.
“Apesar de ser uma prática comum, os fornecedores nem sempre enviam a fatura com todos os dados ou com a PO correta, o que obriga as equipas financeiras a dedicarem tempo à verificação manual de cada documento e ao contacto para a devida correção. Para os próprios fornecedores, o erro é prejudicial, podendo atrasar o recebimento. Assim, quanto mais rápido for detetada qualquer incoerência, mais rápido poderão receber. Uma ferramenta que foi adotada para maior controlo acabou por se tornar numa das maiores fontes de ineficiência das empresas”, explica Nuno Pereira, cofundador e CEO da Paynest.
A solução agora apresentada permite a integração com o ERP da empresa para comunicação das ordens de compra ou a criação destas dentro da própria plataforma da Paynest. São detalhados os aspetos do contrato, nomeadamente, o fornecedor, o montante, o número da ordem de compra, os centros de custo a que correspondem, a duração e a frequência da faturação, que pode ser altamente personalizada.
Assim, sempre que uma fatura é submetida, a plataforma lê todos os campos, através do QR Code da Autoridade Tributária e da tecnologia OCR, atribui-a automaticamente à respetiva PO, aplica as configurações definidas, como os centros de custo, e gera alertas para as possíveis incorreções identificadas (montante, data, número). Caso não seja detetada uma PO, o sistema também alerta de imediato. Uma vez que a Paynest permite a realização dos pagamentos após terminado o fluxo de aprovação definido, é possível definir que faturas com POs incorretas não sejam pagas.
Na plataforma, é também possível controlar todas as faturas e o balanço de cada PO por fornecedor, alertando para limites ultrapassados, caso existam. Uma vez que é habitual existirem alterações aos valores durante o período contratual, a empresa pode também definir uma margem de tolerância.
