A alteração manual dos quilómetros percorridos, despesas em incumprimento com as regras fiscais e processos de validação morosos continuam a representar um custo oculto para muitas empresas. Um estudo da Paynest conclui que 12,5% dos registos de despesas de deslocação são alterados manualmente pelos colaboradores face ao cálculo automático, com um impacto superior a 100 mil euros numa amostra de mais de cinco milhões de euros em despesas analisadas ao longo de um ano.
Em empresas com equipas em deslocação constante, como as do setor da logística, pequenos desvios nas despesas podem traduzir-se em perdas financeiras significativas. A conclusão é de um estudo da Paynest, plataforma portuguesa de gestão financeira suportada por inteligência artificial (IA), que analisou mais de cinco milhões de euros em despesas de colaboradores ao longo de 12 meses.
Segundo a análise, em 12,5% das despesas de deslocação os colaboradores alteram manualmente o número de quilómetros face ao cálculo automático efetuado pelo Google Maps, quase sempre em alta. O impacto acumulado destas diferenças ultrapassou os 100 mil euros na amostra estudada.
Para Nuno Pereira, cofundador e CEO da Paynest, trata-se de um exemplo claro de custos que passam despercebidos nas organizações.
“Rever percurso a percurso, em dezenas de mapas de quilómetros com dezenas de linhas cada um, sob pressão para não atrasar o fim do mês, para identificar uma diferença de alguns cêntimos, não é uma tarefa que compense o tempo de qualquer gestor. Mas essa mesma lógica, à escala de uma frota de dezenas ou centenas de colaboradores em deslocação constante e ao longo de um ano inteiro, transforma-se numa das maiores fontes de custo invisível para estes setores.”
Um em cada cinco euros apresenta algum tipo de incumprimento
O estudo identifica ainda outro problema: cerca de 20% do valor total das despesas analisadas não cumpre integralmente os requisitos fiscais ou as políticas internas das empresas. A principal causa prende-se com a ausência ou incorreção do Número de Identificação Fiscal (NIF) da empresa nos recibos, responsável por 53% das situações detetadas. Seguem-se incumprimentos relacionados com políticas internas, como despesas apresentadas fora do prazo, efetuadas ao fim de semana ou que incluem bebidas alcoólicas, que representam 31% dos casos. As despesas duplicadas correspondem a 7% das irregularidades, distribuindo-se as restantes por outras situações pontuais.
Segundo Nuno Pereira, a dificuldade vai muito além da simples validação da quilometragem: “Além da quilometragem, também a correta alocação de uma despesa a um projeto, ou dentro de determinado prazo, para que a equipa financeira possa fazer a devida atribuição de custos ou recuperação do IVA, são fatores extremamente importantes para a gestão financeira da empresa e que são muito difíceis de controlar manualmente. Queremos mostrar o impacto real que a tecnologia pode ter em negócios em crescimento.”
Fecho do mês pode consumir até três meses de trabalho por ano
A Paynest chama ainda a atenção para o impacto operacional da gestão manual de despesas. De acordo com os dados recolhidos, as equipas financeiras despendem, em média, entre três e cinco dias por mês na validação de despesas e faturas durante o fecho contabilístico. Ao longo de um ano, este tempo pode corresponder a até três meses de trabalho de um colaborador a tempo inteiro.
Para o CEO da empresa, a automatização destes processos permite libertar recursos para atividades de maior valor acrescentado. “São semanas de trabalho dedicadas a uma tarefa que a tecnologia consegue fazer automaticamente, com maior precisão do que qualquer verificação manual. É tempo e talento que a empresa perde para o essencial: apoiar a decisão financeira do negócio.”, defende ainda Nuno Pereira.
A Paynest disponibiliza uma plataforma que integra gestão de despesas, gestão de fornecedores e cartões corporativos, e trabalha atualmente com empresas de diversos setores, incluindo logística e construção, entre as quais a CTT Expresso.
