A Arquiconsult partilhou o case study de uma solução implementada na Hertz Portugal. A subsidiária portuguesa sentia a necessidade de desmaterializar todos os suportes físicos em papel associados ao seu processo de compra, e procuraram uma solução no mercado. A solução proposta pela tecnológica foi o Purchase Portal, um portal desenvolvido pela própria com integração em ERP, no caso o Dynamics NAV da Microsoft.

O projeto arrancou em meados de Novembro de 2019, e esperava-se que ficasse terminado em Março de 2020, no entanto foi necessário adiar esta data devido à pandemia. “O período de verão é o nosso pico de atividade de negócio, por isso decidimos deixar passar esse período e no pós-verão arrancámos com o projeto. Conseguimos terminá-lo em outubro de 2020”, explicou Hugo Sá, diretor de IT da Hertz.

Anteriormente à implementação, a Hertz não tinha muitas pessoas em teletrabalho, mas tinham pessoas deslocalizadas, pois encontram-se espalhados pelo país, e os workflows de aprovação impactam várias pessoas em diferentes localizações. “O papel a circular, mesmo que se digitalizasse e se mandasse em PDF, fotocópia, etc, demorava mais tempo”, explica o diretor, “hoje em dia estando numa plataforma digital, com os dados completamente já sincronizados com o nosso ERP, tudo é mais funcional”.

Ao tornarem os processos digitais conseguiram uma maior agilidade e flexibilidade, tendo sido uma vantagem para as novas necessidades do teletrabalho. “Enquanto o papel, tipicamente, não saía da nossa organização – eu não levava faturas para casa para conferir, validar ou aprovar – hoje em dia eu aprovo faturas de compra em qualquer local. Portanto, os processos tornaram-se muito mais ágeis e muito mais rápido o processo de aprovação. Este era o nosso ponto de partida”, comenta o responsável.

Para além disso, houve ainda a vantagem ao nível do acesso aos arquivos. “Hoje em dia conseguimos aceder facilmente a faturas de há 6 ou 8 meses, algo que antigamente estava num arquivo, hoje é acessível em qualquer local e por qualquer diretor, e não somente pela área financeira. Esta agilidade dos processos tornou a empresa muito mais produtiva e eficaz”, explica Hugo Sá.

O responsável realça como principais vantagens a facilidade de acesso à informação, a agilidade nos processos de compra, a versatilidade e ainda a componente ambiental.

No último ano foram processadas cerca de 35 mil faturas através do portal.

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