O Excel continua a fazer parte da gestão de muitos armazéns, mas o crescimento da operação pode transformar uma ferramenta familiar numa fonte de erros e custos difíceis de identificar. João Marçal, Co-Founder e Executive Manager da F5IT, analisa os sinais de que chegou a altura de evoluir para um WMS e explica por que razão a integração com os restantes sistemas é decisiva para ganhar controlo, rastreabilidade e capacidade de decisão.
Em praticamente todas as empresas que visitamos – arriscaria dizer em 90% delas – o Excel aparece em algum momento na gestão do armazém. Não necessariamente no centro, e não sempre da mesma forma: encontramos desde uma simples folha de controlo de stock até redes complexas de ficheiros interligados. O que varia é a maturidade da operação. O que raramente varia é a presença do Excel.
O problema é que aquilo que funciona com dez encomendas por dia deixa de funcionar com mil. À medida que a organização cresce, o Excel passa de aliado a risco. E torna-se perigoso precisamente porque continua a parecer que funciona.
Uma folha de cálculo não mente, mas também não avisa. Os indicadores que importam ficam dispersos por ficheiros, versões e caixas de email. O exemplo mais comum é o das diferenças de inventário descobertas apenas no fecho do mês, quando já não há forma de perceber onde, quando e porquê aconteceram. Num armazém, um mês é uma eternidade.
Os riscos repetem-se de empresa para empresa:
- Dados desatualizados – a folha mostra o stock do momento em que foi atualizada, não o stock real.
- Visões paralelas – cada departamento trabalha com a sua versão do stock, e nenhuma é a verdadeira.
- Dependência da memória – a operação assenta no que cada operador sabe de cor sobre localizações e artigos.
- Rastreabilidade frágil – perceber o percurso de um lote ou de uma encomenda torna-se um exercício de arqueologia.
- Produtividade invisível – não há registo de quem fez o quê, em quanto tempo.
- Falhas detetadas tarde – o erro só aparece quando o cliente reclama.
Muitos destes problemas traduzem-se em custos encobertos: o envio errado que regressa, a devolução que é preciso processar, as horas gastas a refazer contagens. Não surgem na contabilidade com o nome “Excel”, mas estão lá, todos os meses.
Um monitor permanente da operação
Costumo comparar um WMS a um aparelho de medição da tensão arterial durante 24 horas. Uma medição isolada diz pouco; o que permite um diagnóstico é o registo contínuo. Um WMS faz o mesmo pela operação: regista cada movimento, cada localização e cada tarefa, em tempo real.
Na prática, substitui uma base de dados manual por um sistema consolidado, que garante rastreabilidade e previsibilidade ao negócio. E, com o registo, vem a capacidade de melhorar: otimizar rotas de picking, planear o reabastecimento das localizações antes da rutura e acumular métricas que sustentam decisões futuras sobre layout, equipas e processos.
Há, no entanto, uma condição que considero obrigatória: o WMS tem de estar integrado com o ERP, com o sistema de gestão de transportes (TMS), com as ferramentas de etiquetagem e com os equipamentos de mobilidade. Um WMS que não comunica com o resto do ecossistema arrisca recriar o problema que pretendia resolver, mais uma fonte de informação paralela.
Quando é a altura de evoluir?
Não há um número mágico de encomendas ou de referências. Mas há um sinal que raramente falha: quando a empresa começa a descobrir os seus erros pela voz dos clientes, já chegou tarde.
Os outros sinais são anteriores a esse: o inventário que só existe no fecho de ciclos longos, múltiplas versões do mesmo stock a circular entre departamentos, operação que depende de duas ou três pessoas insubstituíveis. Quando dois ou três destes estão presentes em simultâneo, a mudança deixou de ser uma opção, tornou-se uma urgência.
João Marçal, Co-Founder e Executive Manager | F5IT
