Um fornecedor de SaaS em crescimento deparou-se com o desafio de traduzir o crescimento das receitas em rentabilidade de resultados. Por isso, recorreu à Efficio, que ajudou a empresa a descobrir uma oportunidade para aumentar a margem através da otimização dos custos em cloud.
“Tendo crescido através de aquisições, esta empresa de SaaS estava repleta de produtos, equipas diferentes, estruturas de relatórios variadas e receitas desalinhadas com os serviços”, explica a Efficio. Assim, os consultores integraram-se na equipa do cliente para ajudar a empresa a atingir os seus objetivos financeiros. Identificaram e implementaram oportunidades de otimização dos custos da infraestrutura cloud através de um “esforço de engenharia mínimo”.
A abordagem passou por identificar iniciativas de engenharia com elevado impacto nos custos e acelerar a obtenção de valor em trabalhos de migração-chave; a executar uma reservation strategy “altamente analítica” e um esquema de redução da carga de trabalho; e colaborar com as equipas de engenharia e liderança sénior para traduzir os requisitos técnicos de longo-prazo em compromissos financeiros estratégicos, treinado os executivos para negociações com os fornecedores de serviços de forma a garantir descontos. Segundo a Efficio, estas otimizações técnicas e comerciais permitiram uma redução de 24% dos custos com cloud, e o aumento de 1,6% da margem bruta.
Para garantir a entrega contínua de valor, a equipa cliente/Efficio criou um processo para acompanhar, manter e melhorar o desempenho dos custos com cloud de forma contínua. Este processo dividiu-se em três vertentes:
Capacitar as equipas para combater anomalias de desperdício
Para eliminar anomalias e desperdícios, garantiu-se que as equipas e os trabalhadores pudessem identificar rapidamente estes problemas e aceder a informações claras e acionáveis. Para isso, foram implementados mecanismos de responsabilização e acompanhamento dos custos para as equipas de engenharia. Isso foi possível através da introdução de uma nova convenção de tagging em toda a empresa, e ao desenvolvimento de uma previsão trienal abrangente baseada em etiquetas (tags). “Um processo de tagging refinado permite que as pessoas certas sejam visadas no momento certo com KPI direcionados, análises personalizadas, alertas de anomalias e outros mecanismos de gestão de custos”, afirma a Efficio.
Reorganizar o orçamento e as previsões, passando de uma visão global para uma visão mais centrada na equipa, levou equipas de engenharia a assumirem a responsabilidade pelas suas despesas. “Com visibilidade e responsabilização estabelecidas, as equipas de elevado crescimento, como a de Inteligência Artificial (IA), ficaram habilitadas a gerir os seus produtos, preços e custos de forma mais eficaz.”
Análise de custos orientadas para resultados
A Efficio colaborou com as equipas de produtos, gestão de contas e financeira para combinar os dados de custos com os dados de consumo e receitas ao nível dos produtos. Como resultado, a empresa obteve uma visão da margem por cliente, região, produto e funcionalidade, tendo permitido identificar áreas de margem reduzida. “Esta visibilidade melhorada permitiu uma correção orientada e de ação rápida, incluindo reforço da formação dos clientes, iniciativas específicas de produto e engenharia, bem como respostas orientadas para as vendas”, refere a consultora.
Mantra de melhoria iterativa
A otimização de custos de cloud é um processo iterativo. As rondas iniciais de otimização podem capturar até 60% do valor potencial, e as empresas podem estabelecer mecanismos de monitorização específicos e indicadores de desempenho orientados para capitalizar as restantes oportunidades. “Ao associar o crescimento das receitas, os modelos de atribuição de custos de serviços partilhados e as métricas de utilização ao nível do produto, o nosso cliente está a impulsionar KPI direcionados a todos os níveis empresariais: melhoria da margem ao nível da conta e do produto, redução dos custos unitários dos serviços partilhados e otimização do consumo de recursos”, termina a Efficio.
