Juliana José analisa o papel do compliance em compras e defende uma abordagem mais inteligente e proporcional no procurement, questionando a regra das três propostas e o seu impacto na eficiência e na tomada de decisão.
Num contexto em que o procurement assume um papel cada vez mais estratégico na sustentabilidade financeira e reputacional das organizações, os mecanismos de controlo nas decisões de compra não podem ser encarados como meras formalidades administrativas, mas antes como peças essenciais para assegurar a integridade dos processos de compras da organização.
Exemplo disso é o olhar diferente para a exigência de (pelo menos) três propostas para comparação de preços. Sendo essa uma prática amplamente disseminada e, em muitos casos, plenamente justificada, a sua aplicação automática merece reflexão, sobretudo quando está em causa um parceiro cuja competitividade já foi comprovada de forma consistente.
A questão não é a validade da regra. É a sua aplicação inteligente.
A comparação de múltiplas ofertas tem objetivos claros: assegurar transparência, mitigar riscos de favorecimento, demonstrar diligência e validar o alinhamento com o mercado. Trata-se de um mecanismo simples que reforça a objetividade da decisão e protege tanto a organização como o decisor. Em ambientes de menor maturidade de controlo, esta prática é particularmente relevante, funcionando como salvaguarda essencial contra a arbitrariedade.
O ponto de inflexão: quando o processo se torna ritual
Todavia, num contexto de procurement evoluído, com processos estruturados de qualificação, avaliação contínua de desempenho, monitorização de mercado e acordos-quadro negociados, a repetição sistemática da exigência de três propostas pode deixar de acrescentar valor real.
Se um fornecedor foi e é sujeito a processos rigorosos de avaliação, se mantém histórico consistente de preços competitivos, é regularmente benchmarked face ao mercado ou integra um contrato resultante de processo concorrencial prévio, uma nova ronda formal de cotações pode representar apenas um cumprimento procedimental, sem ganho substantivo de controlo ou eficiência, gerando-se uma potencial perda de oportunidade que poderá comprometer o negócio.
E, aí, o risco passa a ser outro: criar burocracia que consome tempo, gera simulações de concorrência pouco genuínas (numa de “orçamentar para não vender”) e fragiliza relações estratégicas.
Proporcionalidade e fundamentação: os verdadeiros pilares
Uma gestão de compras madura exige proporcionalidade. Nem todas as aquisições têm o mesmo nível de risco, impacto financeiro ou exposição reputacional. Assim, a intensidade do controlo deve refletir essa avaliação. A dispensa de múltiplas propostas pode ser perfeitamente defensável, quando existe evidência documentada de alinhamento com preços de mercado, há histórico consistente de competitividade, a contratação assegura continuidade operacional crítica, e a decisão é formalmente justificada e validada pelos níveis adequados de responsabilidade.
O elemento central deixa assim de ser a quantidade de propostas e passa a ser a qualidade da fundamentação. Decidir com base em dados robustos e objetivos, não com base na aplicação automática de procedimentos internos, não por facilitismo.
Procurement estratégico é orientado por dados rigorosos, métricas e análise de risco. A comparação formal é apenas uma das ferramentas disponíveis, não um fim em si mesma.
Em muitos casos, relatórios de benchmarking, análises históricas e comparativas de preços, indicadores de desempenho e negociações estruturadas oferecem uma base mais robusta do que cotações pontuais obtidas apenas para cumprir um requisito interno.
Exigir três propostas pode ser a melhor (mais fácil?) decisão. Mas também pode não o ser.
É por isso imperioso criar critério, para se saber distinguir uma situação da outra.
A regra das três propostas permanece como uma boa prática de mercado. Contudo, maturidade de governança implica saber quando aplicá-la de forma estrita e quando fundamentar uma exceção de modo transparente e documentado.
Em última análise, a excelência em compras não se mede pelo número de formulários arquivados, mas pela capacidade de tomar decisões sólidas, devidamente fundamentadas e alinhadas com o interesse estratégico da organização.
Critério, evidência e decisão são a chave e o verdadeiro diferencial de uma gestão de compras evoluída. Compliance eficaz em compras não é aquele que engessa a operação, mas o que protege a organização com inteligência, proporcionalidade e responsabilidade.
Juliana José, Especialista de Compras
