Uma empresa fabricante de embalagens, cliente da Efficio, implementou uma solução de sourcing estratégico para melhorar os resultados financeiros. Durante o processo de transição, o cliente descobriu como a otimização das aquisições pode gerar valor adicional além da redução de custos.
“A redução de custos é um desafio em qualquer ambiente, mas particularmente em setores como o das embalagens, em que as organizações enfrentam pressões inflacionistas, requisitos de conformidade regulamentar e exigências crescentes de sustentabilidade por parte dos consumidores”, afirma a Efficio. Além disto, o cliente da consultora debateu-se com desafios adicionais resultantes de ser uma entidade multinacional espalhada por mais de 15 países, e mais de 40 locais.
Por necessitar de uma abordagem mais eficaz para reduzir custos e resolver complexidades operacionais, recorreu aos serviços da Efficio.
A importância da transparência
Cada um dos locais de fabrico do cliente utilizava sistemas diferentes para gerir os seus dados, e os métodos de classificação eram frequentemente incompatíveis. Adicionalmente, alguns conjuntos de dados estavam desatualizados, o que significava que os que estavam disponíveis necessitavam de validação.
“Uma maior transparência dos dados foi um passo crucial para a empresa identificar oportunidades e desenvolver estratégias que pudessem desbloquear valor em todas as suas localizações globais”, indica a Efficio. Por isso, um dos principais fatores de sucesso foi a colaboração entre as partes interessadas, desde os responsáveis pelo aprovisionamento aos gestores de fábrica e aos peritos da consultora. “Isto significou o desenvolvimento coletivo de estratégias, documentos de concurso e roteiros de implementação, com reuniões regulares para ajudar a alcançar acordos, comunicar as principais mudanças e apresentar recomendações e benefícios às partes relevantes”, afirma a Efficio. Assim, foram simplificados numa ferramenta de gestão de iniciativa única e centralizada pipelines de compras, listas de preços e contratos e uma multiplicidade de folhas de Excel.
Mudança de mentalidade
Durante o projeto, revelou-se que a abertura de concursos públicos poderia ajudar a empresa a descobrir novas oportunidades. Contudo, o receio de prejudicar relações juntamente com desafios em torno da conformidade, havia hesitação por parte do cliente em desafiar os fornecedores de longa data. Foi necessária uma mudança de atitude por parte da empresa.
Os dirigentes comunicaram às partes interessadas as razões pelas quais era necessária uma abordagem atualizada, e criaram plataformas para debater abertamente as preocupações, propor soluções e apresentar medidas concretas para atenuar os riscos. Esta mudança permitiu à equipa do cliente identificar fornecedores alternativos, o que permitiu descobrir que muitos dos operadores estavam dispostos a igualar os preços da concorrência. Combinado com o aumento da visibilidade, a análise da base de fornecimento ajudou a otimizar e a reduzir o número de fornecedores em 25%.
Digitalização
Se não tivesse sido implementada automatização, as tarefas administrativas teriam continuado a consumir uma parte significativa dos tempo das equipas de procurement.
A verificação das faturas foi substituída pela identificação de oportunidades de colaboração interfuncional, e o processamento manual de ordens de compra transformou-se na realização de uma pesquisa aprofundada do mercado de fornecimento. Além disso, foi necessário garantir que a equipa conseguia assumir plenamente o controlo das ferramentas.
“No seu conjunto, a abordagem renovada e estratégica do sourcing – incluindo uma maior transparência dos dados, uma abordagem atualizada da gestão das relações com os fornecedores e a digitalização – permitiu à empresa obter uma poupança anual de custos de 9%”, revela a Efficio.
