A YCP Consus e a Art of Procurement, desenvolveram um whitepaper que explora o papel crítico da avaliação de risco, e como os profissionais de compras podem criar um enquadramento para abordar a avaliação abrangente de risco, e desenvolver estratégias de mitigação e monitorização para analisar os riscos que estão no horizonte.
Na atual economia global, as empresas dependem de uma rede ampla, e cada vez mais complexa, de fornecedores. Estes ecossistemas complexos podem oferecer vantagens para o negócio, como desbloquear eficiências de custo, possibilitar uma alta escala e impulsionar atividades de valor acrescentado. No entanto, numa cadeia de abastecimento complexa, o risco não é apenas uma probabilidade, mas sim uma inevitabilidade. Qualquer um dos fornecedores, ou das cadeias que os sustentam, podem ter associados alguns riscos, desde já financeiros, geopolíticos, regulatórios ou ambientais. Lidar com os riscos inevitáveis na cadeia de abastecimento é uma realidade com a qual cada equipa de compras tem de lidar.
Os enquadramentos de risco de suppliers mais eficazes são dinâmicos, e são mantidos e alinhados pelas equipas que os gerem e supervisionam. Para serem líderes no que diz respeito ao risco da sua cadeia de abastecimento, é fundamental que os executivos aguardem por disrupções e, face a isso, desenvolvam uma maneira estruturada de antecipar e gerir o risco. É importante ter um enquadramento que permita ao departamento de compras analisar novas ameaças, atualizar planos de mitigação ou fortalecer alternativas.
Felizmente para o procurement, os processos de avaliação e monitorização de riscos podem ser construídos com base em técnicas e abordagens que são utilizadas para gerir gastos de outras maneiras. As melhores práticas incluem estabelecer uma linha de base e avançar para a segmentação de fornecedores antes de desenvolver um plano de ação. O departamento de compras terá sempre mais fornecedores e áreas de exposição do que tempo ou recursos para aplicar a ambos.
Avaliação preliminar de riscos
Avaliar os riscos associados a cada fornecedor contratado gera uma oportunidade para o departamento de compras gerir e mitigar as interrupções às quais o negócio já foi exposto. Mesmo que esses fornecedores tenham sido avaliados quanto ao risco no momento em que foram selecionados, essa informação provavelmente estará desatualizada. A monitorização de riscos tem de ser contínua. Em alguns casos, o risco, que pode ser financeiro, legal, regulatório, competitivo ou geopolítico, pode estar associado a um fornecedor em específico, e noutros casos poderá afetar fornecedores numa determinada geografia ou indústria.
Estruturas de avaliação, como análises SWOT, muitas vezes podem ser utilizadas para identificar riscos e determinar o nível de controlo que cada fornecedor tem sobre a ameaça. Embora a área de compras comece a avaliar o risco do fornecedor, uma mentalidade orientada para o risco é difícil de abandonar. Quaisquer projetos de compras receberão, provavelmente, um maior escrutínio em relação aos riscos assim que o processo de avaliação se iniciar.
À procura de exceções
Embora a competição acirrada muitas vezes signifique que os níveis de risco serão partilhados por fornecedores semelhantes, esse nem sempre é o caso. Condições macro desafiadoras criam oportunidades para a diferença, e equipas de gestão individuais podem comprometer uma empresa. Os profissionais de compras devem estar atentos a exceções de todos os tipos.
As boas exceções passam por fornecedores que conseguem reforçar a sua resiliência contra ameaças, mesmo aquelas que estão além do seu controlo direto. A inflação é um exemplo disso. Fornecedores que gerem o seu capital de trabalho e fluxos financeiros, mantêm dívidas baixas, e gerem níveis de stocks, terão melhor desempenho do que concorrentes que falham ao fazer o mesmo. As decisões e condições que definem boas exceções são, muitas vezes, baseadas em estratégias de longo prazo. Estes são fornecedores que valem a pena serem parceiros, a aprender com eles. As más exceções aumentam o seu próprio risco, como contratar em excesso ou estender demasiado os seus recursos. Pode acontecer pagar tarde aos seus próprios fornecedores, colocando em risco as operações dos seus clientes. Estes fornecedores também estão sujeitos aos mesmos riscos macro que todos os outros fornecedores na indústria. A diferença é que serão muito menos resilientes quando os problemas surgirem, encurtando a distância entre uma interrupção e o impacto nos clientes. Estes fornecedores devem ser identificados e monitorizados de perto e, se as circunstâncias não mudarem, deverão ser substituídos.
Desenvolver estratégias de mitigação
Esteja o procurement focado em riscos específicos, ou a tentar melhorar a sua resiliência, considerar previamente estratégias potenciais de mitigação pode ser um diferencial crítico. A mitigação de riscos específicos de determinados fornecedores deverá estar focada em alternativas fontes de fornecimento, mas o plano de transição será diferente consoante o fornecedor. Por exemplo, quando o fornecedor é especializado em produtos e materiais, o departamento de compras precisa de garantir que os fornecedores alternativos não partilham a mesma cadeia de fornecimento que o principal. Caso contrário, o plano B poderia ser tão arriscado quanto o plano A. Quando a operação de um fornecedor de serviços está em causa, o departamento de compras deve concentrar-se em capturar processos, garantir que a documentação-padrão é utilizada, e manter uma fonte central de dados.
Quando as disrupções impactam toda uma indústria ou geografia, pode não ser possível substituir o fornecedor principal por um alternativo. Além da monitorização constante, o departamento de compras deverá ter pensado nas suas comunicações antecipadamente, internas e externas.
