A Ivalua, empresa tecnológica de software de procurement e aprovisionamento, partilhou no seu blog sete dicas para o processo de sourcing estratégico, na autoria de Doug Keeley, Product Marketing Manager da empresa:
O sourcing estratégico é uma abordagem metódica e sistemática de procurement que reavalia e melhora continuamente as atividades de compra de uma organização. Trata-se de garantir que uma organização está a adquirir os bens e serviços de que precisa da maneira mais eficiente e económica possível, enquanto leva em consideração fatores como qualidade, desempenho do fornecedor e custos totais do ciclo de vida.
O processo de sourcing estratégico transforma a aquisição de uma função transacional numa atividade estratégica de negócios. Ao analisar sistematicamente os padrões de gastos, avaliar as condições de mercado e cultivar fortes relações com fornecedores, o sourcing estratégico permite que as organizações otimizem sua cadeia de suprimentos, reduzam custos e melhorem a qualidade e a eficiência.
Abaixo fica um processo de sourcing estratégico de 7 etapas que simplifica e otimiza a jornada Source-to-Contract:
Passo 1: Identificar oportunidades de compras estratégicas
O processo de sourcing estratégico começa com a categorização das compras em grupos distintos com base na natureza dos bens ou serviços, como equipamentos de IT, material de escritório ou materiais de fabricação. De seguida, a empresa realiza uma análise detalhada dos gastos em cada categoria, examinando o gasto total, a frequência das compras, o tamanho médio das transações, a criticidade do produto ou serviço e quaisquer padrões de gastos, como flutuações sazonais.
Uma vez concluído, a empresa quantifica o volume e o gasto total de bens e serviços adquiridos. Entender cada elemento é essencial, pois influencia diretamente a alavancagem de negociação com fornecedores e oportunidades de redução de custos, como descontos em compras em massa. Além disso, essa fase envolve a avaliação das necessidades de negócios que impulsionam essas compras, o que ajuda as equipas a entender a lógica por detrás dos padrões de compras.
Passo 2: Pesquise e identifique potenciais fornecedores
Esta etapa começa por reunir uma lista abrangente de fornecedores que oferecem os produtos ou serviços necessários, aproveitando várias fontes, como fornecedores existentes, bancos de dados on-line, relatórios do setor, feiras comerciais e recomendações de parceiros de negócios. Uma vez compilada uma lista de potenciais fornecedores, é realizada uma avaliação detalhada de cada fornecedor. As empresas analisam uma variedade de fatores, incluindo estabilidade financeira, reputação no mercado, qualidade de bens ou serviços, estruturas de preços e capacidade de cumprir prazos de entrega. O objetivo é reduzir a lista a um grupo de fornecedores mais adequados para atender aos requisitos e padrões específicos da empresa.
Passo 3: Desenvolver a estratégia de sourcing e avaliar a adequação do fornecedor
Com base nas informações recolhidas durante cada um dos dois passos anteriores, os compradores (possivelmente em conjunto com os gestores de categoria) irão desenvolver uma estratégia inicial de sourcing. Isso geralmente inclui:
• Determinar as etapas ou marcos do processo apropriados, prazos e formato: Solicitação de Informações (RFI), Solicitação de Proposta (RFP), Solicitação de Orçamentos (RFQ), Leilão;
• Redigir o RFI, RFP, RFQ, conforme apropriado;
• Desenvolver uma estratégia de loteamento, ou seja, a combinação de bens/serviços, fornecedores, fábrica/escritório/região e volumes (se aplicável).
Para desenvolver uma estratégia de sourcing, é fundamental que a equipa de sourcing entenda os requisitos organizacionais e de negócios. Por exemplo, as empresas podem considerar as práticas éticas do fornecedor, as políticas ambientais e a conformidade com os regulamentos e normas relevantes. Além desses fatores, a equipa de sourcing pode avaliar as capacidades técnicas do fornecedor e os avanços tecnológicos. As empresas podem solicitar amostras, planear visitas ao local e/ou realizar reuniões presenciais com o fornecedor para determinar o valor que entregam à relação comercial e o seu potencial para uma parceria a longo prazo.
Passo 4: Liberar RFI/RFP/RFQ e analisar propostas de fornecedores
Durante esta etapa, o foco muda para o lançamento do RFx (RFI/RFP/RFQ e, possivelmente, um leilão), a comunicação com fornecedores e a gestão geral do processo. Ao longo de cada etapa do processo de RFx, a equipa de sourcing deve consumir, relatar e entender o feedback e os envios dos fornecedores. Com base nesses pontos de dados, a equipa pode ajustar e modificar sua estratégia de sourcing.
Após a consideração e análise das propostas de fornecedores, os estes podem ser pré-selecionados para rondas finais de negociações com base nestes resultados. Durante esta fase, a empresa realiza uma revisão completa das propostas apresentadas e avalia-as com base no preço, qualidade dos bens ou serviços oferecidos, conformidade com as especificações e outros parâmetros. Algumas empresas utilizam um sistema de pontos ou de classificação para quantificar e avaliar objetivamente cada proposta.
Passo 5: Negociação e seleção de fornecedores (Prémio)
A fase de negociação (final) geralmente começa com uma grande análise, abrangendo todos os fatores e requisitos do negócio. As negociações não se limitam a obter o preço mais baixo; devem concentrar-se em todos os aspetos cruciais dos bens/serviços em questão, tais como garantia de qualidade, prazos de entrega, termos de garantia e flexibilidade para lidar com alterações de encomendas ou emergências. As empresas podem negociar com vários fornecedores simultaneamente para alavancar ofertas competitivas, garantindo que obtenham o melhor negócio possível. Ao longo desta fase, uma comunicação clara e um pensamento estratégico são vitais.
Esta etapa consiste na escolha dos fornecedores que melhor cumprem os critérios da empresa. Isso significa que o processo de tomada de decisão provavelmente exigirá a colaboração entre vários stakeholders dentro da empresa para garantir que o(s) fornecedor(es) escolhido(s) esteja(m) alinhado(s) com objetivos e estratégias de negócios mais amplos. O objetivo final é finalizar uma lista de fornecedores que são mais adequados para fornecer os bens ou serviços necessários, contribuindo positivamente para a eficiência geral, rentabilidade, perfil de risco e objetivos estratégicos da empresa. Esta seleção cuidadosa estabelece as bases para relações bem-sucedidas e de longo prazo com os fornecedores, e é um fator-chave para uma gestão eficaz da cadeia de abastecimento.
Passo 6: Negociação de contratos e execução do acordo
Esta etapa marca a transição da seleção de fornecedores para a formalização das relações comerciais. Envolve a elaboração, negociação e finalização de contratos com o(s) fornecedor(es) escolhido(s). A atenção aos detalhes é crucial para garantir que todos os aspetos do acordo sejam representados com precisão. A equipa jurídica da empresa é acionada para garantir que os contratos estejam em conformidade com as leis e regulamentos relevantes e salvaguardar os interesses da empresa no futuro. As negociações para ajustar os detalhes ajudam a identificar, esclarecer ambiguidades e fazer os ajustes necessários para criar um acordo justo e equilibrado que promova um relacionamento forte e colaborativo com o fornecedor. Após a assinatura, o contrato formaliza a relação.
Passo 7: Monitorização de contratos e fornecedores, e melhoria contínua
A monitorização e a melhoria contínua envolvem avaliar regularmente o quão bem os fornecedores estão a cumprir as suas obrigações contratuais em termos de desempenho, qualidade, entrega, custo e serviço. Os indicadores-chave de desempenho (KPI) e as métricas são usados para medir e acompanhar objetivamente o desempenho do fornecedor. Procurar ativamente oportunidades para otimizar a estratégia de sourcing também é fundamental, como renegociar contratos, explorar novos fornecedores ou trabalhar em estreita colaboração com os atuais para melhorar a eficiência e a eficácia. Ciclos de feedback regulares e canais de comunicação abertos com os fornecedores são essenciais para identificar áreas de melhoria e fomentar a inovação. Quando os problemas aparecem, ações corretivas e/ou outros processos colaborativos podem ser usados para alcançar a conformidade com as expectativas e obrigações contratuais.
