A pandemia relembrou as empresas, independentemente da sua dimensão, da urgência da redução de custos. Num contexto de crise, a tendência é para cortar em recursos humanos ou em outros custos de forma pouco estratégica. No entanto, esta decisão pode revelar-se danosa mais à frente, prejudicando o próprio negócio.

O primeiro foco deve ser a gestão de compras, que é frequentemente uma das formas mais rápidas e eficazes de reduzir custos e obter liquidez. No entanto, esta opção nem sempre é considerada, quer seja pela falta de tempo, de recursos, de know-how ou, até, por conta de alguns mitos que importa desconstruir, como, por exemplo, “a nossa experiência numa determinada área de compras garante-nos as melhores condições em qualquer categoria de custos”, ou “os acordos globais são sempre melhores do que acordos locais”, “ter um fornecedor mais antigo traduz-se sempre num melhor preço e serviço”, ou mesmo “é provável que eu esteja a pagar um preço semelhante aos dos meus concorrentes e empresas semelhantes”.

Eis cinco passos que podem ser decisivos no processo de gestão de compras.

1. Reavaliar custo a custo

Fazer uma revisão profunda e sustentada das compras em determinadas áreas de custo. Começar por detalhar os custos existentes e sondar o mercado, para perceber que adaptações devem ser feitas para gerar liquidez.
Questionar o status quo é o primeiro passo para o processo de controlo de custos nas empresas: quais são os que podem ser otimizados? Em que categoria está a ser alocada uma maior fatia do orçamento? Existem oportunidades de poupança que não comprometem as metas de vendas? Que pressupostos ou “mitos” na nossa gestão das compras devemos questionar?

2. Olhar para os fornecedores como parceiros de negócio

Na relação com fornecedores, é importante ser honesto e ter uma visão de parceria e crescimento mútuo. Por isso, as empresas devem propor sempre acordos win-win que permitam reduzir custos, mas que garantam a sustentabilidade de ambas as partes.

3. Não colocar em risco a operação

O objetivo das empresas será sempre reduzir custos sem afetar a operação. Segundo o Princípio de Pareto, geralmente, 80% dos custos de uma empresa estão alocados a cerca de 20% dos fornecedores, sendo que, em grande parte dos casos, estes 20% são indispensáveis ao seu negócio.
Por isso, é importante fazer uma gestão estratégica e planificada dos custos, assegurando a qualidade e o funcionamento da cadeia de abastecimento, que, em muitos casos, está já fortemente pressionada pela entropia provocada pela pandemia.

4. Olhar além dos custos centrais

Tipicamente os custos centrais ou core das empresas já são alvo de uma análise e investimento de recursos significativo. No entanto, nem todas são geridas com o mesmo rigor, quer seja por falta de tempo, de competências internas ou de benchmark das melhores práticas de mercado.
É importante reverter esta situação, uma vez que, parte importante da otimização de custos pode vir da gestão aprofundada destas compras. Alguns exemplos destas áreas são a gestão de frota, a energia, os transportes, a logística, as limpezas, o IT, os custos bancários, os materiais promocionais e as embalagens.

5. Avaliar regularmente os contratos

É crucial que as empresas façam uma reavaliação regular dos contratos, de modo a detetar o máximo de oportunidades de poupança. Por exemplo, no ano passado tornou-se pertinente negociar os contratos de fornecimento de energia, dada a descida significativa de preços. No entanto, nem todas as empresas percecionaram esta oportunidade, materialmente muito relevante.

Um ano após o início da pandemia, para grande parte das empresas portuguesas todos os dias são um desafio de sobrevivência contra a incerteza, sem fim à vista. Contudo, independentemente do setor ou da indústria, o equilíbrio entre custos e liquidez determina a continuidade dos negócios e, por isso, deve ser uma prioridade tão urgente quanto recuperar o nível de vendas. No limite, será este equilíbrio que sustentará a liquidez das empresas em níveis saudáveis, no final de um dos anos mais atípicos de que há memória.

João Costa, Country Manager  | Expense Reduction Analysts

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