O cenário com o qual nos deparamos atualmente trouxe inúmeros desafios a todos, em especial às organizações que, de um dia para o outro, e devido à pandemia provocada pela COVID-19, viram-se obrigadas a estabelecer um Plano B para dar continuidade aos seus negócios e disponibilizar novas ferramentas de trabalho aos seus colaboradores.

Nos tempos que vivemos, é impossível as organizações “fugirem” da digitalização. Aliás, esta condição tornou-se um ponto fulcral para dar continuidade aos negócios, principalmente agora com a diretiva de o teletrabalho ser obrigatório. Quer tenham sido impelidas ou não a “abraçar” as novas tecnologias, a digitalização oferece inúmeras vantagens às empresas.

As organizações devem permanecer flexíveis para se adaptarem a um cenário competitivo em mudança contínua. É essencial o acesso rápido aos dados e a capacidade de convertê-los em envolvimento tangível com os seus clientes. Analisaremos então como se encontra este setor no que toca à digitalização:

Um setor sob pressão

O setor de Transportes e Logística enfrenta na sua operação diária um conjunto de desafios, desde a pressão crescente nos preços, exercida pelos fornecedores, às taxas de portagens, passando pelo preço dos combustíveis. Assim, o sucesso de uma empresa neste setor depende mais do que nunca da rentabilidade e flexibilidade dos processos de negócio e da robustez do serviço ao cliente.

Sustentabilidade tecnológica

Só a adaptação a novas tecnologias inteligentes e modernas pode levar uma organização a ser mais rentável e, se possível, oferecer outros serviços inovadores e diferenciadores. Na base estão os documentos. Por um lado, existe o papel convencional, como as guias de remessa, os comprovativos das guias de remessa e os programas de distribuição; por outro lado, existem arquivos eletrónicos, como por exemplo, toda a correspondência eletrónica. Assim, as únicas empresas capazes de se manterem a longo prazo face às pressões do mercado competitivo são as que dispõem de um
sistema integrado de gestão documental.

A ineficiência dos processos tradicionais

Muitas empresas neste setor fazem de tudo para se manterem atualizadas com os desenvolvimentos mais recentes. Todavia, ainda assistimos a guias de remessa e/ou transporte serem copiadas várias vezes e entregues em mão ao departamento de administração, fazendo com que a emissão de faturas seja atrasada por dias ou até semanas. O atendimento ao cliente também é afetado, uma vez que depois de lida a correspondência eletrónica pelo cliente, parte dela é excluída ou apenas
impressa e arquivada de tempos em tempos, existindo diferentes metodologias de arquivamento, dependendo do departamento. Como resultado, pode levar dias para se responder a perguntas sobre a localização de uma guia de remessa ou fatura. Com a gestão de documentos todas estas questões podem ser ultrapassadas: com um único clique, cada colaborador autorizado pode aceder a todos os documentos em segundos a qualquer momento e desde qualquer lugar.

Emissão de faturas lenta

Embora atualmente uma transportadora entregue a sua carga bastante rápido, a emissão das faturas nos escritórios costuma ser muito tardia. Uma vez recebida a guia de remessa assinada pelo cliente, a mesma é copiada várias vezes e classificada e toda a documentação é enviada ao departamento de contabilidade por correio interno. Emite-se a fatura de acordo com as condições do cliente e devolve-se ao responsável também por correio interno. Uma vez recebida, é verificada antes do
envio. Enquanto o processamento ocorre, o que geralmente leva vários dias, a empresa de logística continua a arcar com os custos incorridos durante o transporte.

Dos documentos ao Valor

Desta forma, quanto mais atualizados forem os processos de uma empresa, mais vantagens terá em relação à concorrência. Assim, as únicas empresas capazes de se manterem a longo prazo perante a pressão do mercado competitivo são aquelas que melhor se adequam à nova realidade através da adoção de sistemas de gestão documental. Esta situação traz inúmeras vantagens desde a integração total com aplicações de terceiros, a capacidade da organização em garantir uma maior fidelidade dos clientes graças a um atendimento competente e rápido e ainda a motivação dos colaboradores que passam a perder menos tempo com as tarefas de processamento e de pesquisa de documentos.

Tendo em conta as vantagens da digitalização das organizações na era digital em que vivemos, a RICOH com uma solução como o DocuWare disponibiliza um conjunto de ferramentas que permite às empresas:

 

  • Um processo mais ágil na hora de faturar, obtendo-se uma liquidez mais rapidamente;
  • Uma integração completa e simples através de softwares de ERP e logística;
  • Captura e registo de dados sem erros e com melhor qualidade;
  • Relações mais fortes com os clientes através de um atendimento mais rápido e informado;
  • Fluxos de trabalho contínuos para um aumento da produtividade e competitividade;
  • Aumento da segurança jurídica graças à possibilidade da monitorização dos processos ao longo de
    vários anos;
  • Espaço de armazenamento menor que permite reduzir despesas;
  • Assinatura eletrónica presencial ou remota.

Com um software de gestão de conteúdos empresariais, uma organização de qualquer tamanho e de qualquer setor pode transformar os seus documentos num capital valioso. O sistema de gestão de documentos automatiza processos de negócios e fluxos de trabalho, fazendo a gestão digital de documentos, qualquer que seja o formato e a fonte. Com uma única operação de pesquisa, a qualquer momento e desde qualquer lugar, é possível aceder de imediato a todos os documentos
relacionados a uma empresa ou a um projeto.

Nuno Igrejas, SMB Branch Director | Ricoh Portugal

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