Em qualquer empresa, existe uma categoria de custos, que geralmente voa debaixo do radar e que ninguém consegue entender completamente. Estamos a falar dos custos indiretos ou materiais e serviços indiretos (IMS). Se não forem geridos, podem tornar-se um guarda-chuva para o desperdício e ineficiência. Neste artigo, explicamos o que é o custo indireto, por que é importante ser gerido e onde deve começar para ter mais gastos sob controlo.‍

O que é um custo indireto (IMS)?
Gastos indiretos ou IMS não são uma categoria direta e simples. Normalmente, é uma grande panóplia de materiais e serviços, que ninguém sequer tentou categorizar, para não mencionar sequer a tentativa de gestão dos processos de compras e relações com fornecedores.

‍Materiais e serviços indiretos típicos são:

  • Serviços de pessoal (funcionários temporários, formação, consultores, auditores, serviços jurídicos, recrutamento, transporte de pessoal);
  • Materiais e serviços de TI (computadores pessoais, servidores, desenvolvimento de software, personalização, manutenção, ERP);
  • Materiais e serviços para instalações (móveis, manutenção de edifícios, limpeza, resíduos e reciclagem, segurança, serviços de catering);
  • Serviços financeiros (bancos, seguros, leasing);
  • Materiais e serviços de marketing (materiais de impressão, publicidade, tradução);
  • Serviços de viagens (passagens aéreas, hotéis, aluguer de carros, gestão de viagens);
  • Materiais e serviços de telecomunicações (telefones móveis, dados, assinaturas móveis);
  • Serviços de gestão de frota (aluguer de carros da empresa, combustível).

Observe que alguns serviços qualificar-se-iam como serviços diretos se fizessem parte das suas ofertas de produtos para clientes, por exemplo, serviços pós-venda e garantia.

O IMS normalmente está fora do radar da gestão porque pensam que estes gastos são baixos em comparação aos gastos diretos. Na realidade, geralmente não sabem quanto é gasto. Isso também se deve à complexa diversidade de gastos, por isso não é fácil compreendê-la.

‍Porque é importante gerir o IMS?
Gerir o IMS é uma questão de controlo de fluxo de caixa. O processo de compras sem gestão é como deixar a porta dos fundos da empresa aberta. Nas vendas, você faz o trabalho duro para receber dinheiro, mas se as suas compras não forem bem geridas, o seu dinheiro estará fluindo.

O que acontece se o IMS não for gerido:

  • Você não tem contato com o mercado de fornecedores, o que significa que provavelmente compra a preços mais altos que seus os concorrentes, que gerem o IMS.
  • Você gasta mais do que deveria – quando qualquer um pode cobrar despesas na conta da empresa, compram coisas agradáveis de se ter mais livremente.
  • Por mais leais fornecedores e colegas responsáveis que você possa ter, eles tendem a tirar proveito da situação. Os seus fornecedores nunca chegarão à sua porta para oferecer descontos voluntariamente. Mas isso pode mudar quando disser que planeja iniciar uma RFQ.
  • Qualquer empresa se concentra em ter um cálculo de custo direto para obter preços precisos para sua própria produção. Porém, se o IMS não for gerido, o aumento geral de custos poderá passar despercebido (ou pelo menos notado com atraso) e os lucros começarão a diminuir.

O IMS geralmente entra no foco da gestão em tempos difíceis, quando os lucros da empresa estão a diminuir e a gestão está a procurar debaixo de cada pedra para encontrar savings. Nã deve esperar que os tempos sejam difíceis para espreitar por trás dos gastos indiretos. As corporações globais e as empresas com melhor desempenho gastam quase 90% sob gestão, o que também inclui gastos indiretos.

Definir gasto sob gestão (SUM)
Manter os seus gastos debaixo de olho pode ser um KPI valioso, mas todos os dados devem ser analisados como um todo e em profundidade. A fórmula mais comumente usada para determinar gastos sob gestão (SUM) é o seguinte: gasto gerido / gasto total da empresa =% de gasto sob gestão.

O termo-chave nesta fórmula é “gestão” – que é altamente subjetivo. A palavra “gestão” significa coisas diferentes para diferentes organizações e todas as organizações precisam definir as suas.

‍Aqui, descrevemos os critérios básicos a serem considerados ao criar uma definição SiM para a sua organização:

“Gestão” indica um processo de compras claramente definido, aprovado pela gerência e declarado na política de compras.

Todas as partes interessadas estão cientes do processo e o utilizam diariamente ao executar atividades de compras.

O processo é revisto em intervalos regulares para garantir a conformidade e encontrar áreas para melhoria.

Todo o processo de compra é visível. Isso inclui (mas não se limita a) planeamento, requisição, RFPs, negociação, aprovação, contratação, PO, faturação, entrega e gestão de dados.

Conclusão
Gastos indiretos não devem ser uma confusão que ninguém tenta gerir. Porém, antes de colocar os gastos sob gestão e começar a usar os dados como um KPI de compras poderoso, é necessário estabelecer uma definição que possa ser adotada em todos os níveis da organização. Independentemente da sua definição preferida, deve ficar claro que os gastos geridos são tratados de acordo com um processo estabelecido.

Ao começar a relatar a percentagem de gasto sob gestão, pode precedê-lo com uma definição clara. Somente então poderá passar para o que realmente importa: como colocar mais gastos sob gestão.

Peep Tomingas | Partner Relationship Manager | Procurement Flow

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