A transformação digital na gestão de viagens foi um processo desencadeado muito antes de se manifestar noutras indústrias e que continua em permanente evolução, com a introdução de novas tecnologias e comportamentos que têm conduzido a TravelstoreAmerican Express GBT a uma permanente inovação e à criação de uma oferta de serviços muito além da comum reserva de viagens e de serviços adjacentes.

Esta inovação tem como principal objetivo libertar os responsáveis pela gestão de viagens nas empresas nossas clientes, nomeadamente, no que diz respeito a funções administrativas e burocráticas, podendo, assim, dedicar mais tempo a áreas mais estratégicas.

Num estudo da GBTA (1), de 2015, 84% dos gestores de viagens afirmaram que pretendiam que a sua função se tornasse mais estratégica, nos próximos 3 a 5 anos, fruto do desenvolvimento tecnológico e da análise de dados.A Travelstore American Express GBT tem sido, e continuará a ser, um grande influenciador neste processo transformativo para que, ao dia de hoje, 3 anos volvidos após a realização do estudo, os gestores de viagens possam vivenciar esta realidade.

Um dos passos de gigante dado pela TravelstoreAmerican Express GBT foi a criação e contínuo desenvolvimento das plataformas eOrder e MyTravelstore.

O eOrder é uma plataforma web based que permite gerir, de forma fácil e acessível, os pedidos de viagem. Cada pedido percorre um workflow – definido de acordo com as melhores práticas internacionais e personalizado para a realidade de cada organização, estando toda a informação permanentemente atualizada e acessível. As funcionalidades disponibilizadas garantem um tratamento dos processos, sem falhas nem erros. As funcionalidades incorporadas contemplam o registo de pedidos de viagem, gestão de qualidade (com a possibilidade de personalizar campos de introdução de informação de acordo com as exigências de cada organização), gestão de aprovações (com vários níveis e graus), gestão de alertas enviados, até ao registo e gestão de despesas dos passageiros.

Os pedidos são realizados através da plataforma eOrder, mas, o atendimento é feito por uma dedicada equipa de consultores que estão preparados para fornecer as melhores opções e alternativas, mantendo-se assim a máxima flexibilidade, personalização e otimização do offline acrescentando os benefícios da gestão online.

Em termos de workflow, o processo tem início com a criação de um processo no eOrder, feito pelo gestor de viagens/ responsável pelas marcações/ou o próprio passageiro (conforme política da organização), introduzindo várias premissas necessárias (local de partida, destino, hotel, aluguer de viatura, visto, comboio e/ou outros).O pedido será rececionado pela TravelstoreAmerican Express GBT que apresentará, com a maior brevidade, diferentes alternativas, possibilitando que o gestor opte pela escolha mais conveniente e acertada.

Na plataforma, o requisitante seleciona a opção pretendida que poderá entrar num circuito de aprovação interno parametrizado de acordo com as políticas internas da organização. Ao obter a aprovação, a TravelstoreAmerican Express GBT procede à emissão dos bilhetes/vouchers e respetivos documentos contabilísticos com a informação necessária obrigatória e opcional, como por exemplo, identificação de projetos, centros de custos, número de empregado, departamento ou qualquer outra identificação necessária. Após a viagem, o passageiro poderá ainda adicionar ao processo (alocado ou não a um projeto ou a um centro de custo identificado), todas as despesas realizadas.

Como complemento e com a mesma relevância, oferecemos o myTravelstore, uma plataforma online onde os clientes passam a ter à disposição um canal, em tempo real, com informação dos seus passageiros, de documentos contabilísticos e relatórios com os volumes de compras em viagens. Através do myTravelstore, poderão se exportar esses relatórios detalhados dos consumos por serviços, permitindo analisar as tendências, ajustar ou até criar políticas de viagens, conhecer e ajustar os perfis dos viajantes e criar indicadores de gestão que analisem departamentos, centros de custos, passageiros e/ou projetos. A nível gráfico, poderão acompanhar os consumos totais por empresa, por espaço temporal ou serviço. Além desta diversificada oferta, existe também a possibilidade de avaliar a integração do myTravelstore com outros sistemas do cliente, sejam ERP’s ou soluções de Business Intelligence.

Atualmente, assistimos ao recorrente aumento dos preços das estadias, a ambientes políticos e naturais instáveis, à constante mudança de procura dos passageiros, entre outros fatores imponderáveis, que, diariamente, impactam a forma como as empresas e seus funcionários fazem negócios, exigindo, cada vez mais inovação tecnológica para atingir elevados níveis de performance e de qualidade.

O principal objetivo da TravelstoreAmerican Express GBT é que a evolução tecnológica capacite os gestores de viagens com soluções mais rápidas e mais eficientes, libertando tempo para funções estratégicas e analíticas.

(1) Changing technologies shift the role of travel managers, GBTA, July 2015.

Mauro Vicente | Business Development Director | TRAVELSTORE GROUP

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