Por norma, associam-se “planos de contingência” a acontecimentos relacionados com catástrofes naturais. No entanto, também é necessário existir um plano de emergência para eventuais problemas que possam surgir dentro da sua empresa.
Este ‘backup plan’ pode prepará-lo para determinados constrangimentos, como a perda de dados, de equipa ou de relações comerciais. Assim, consideramos importante implementar um plano deste tipo para ser aplicado nos momentos difíceis de uma empresa, por isso, enumerámos alguns processos que deve ter em conta.
A realização de uma avaliação de risco completa é um dos passos a seguir para enfrentar os riscos e saber lidar com eles.
Em primeiro lugar, é importante identificar as operações críticas para os negócios. São esses os processos e funções principais para a empresa funcionar da melhor maneira. De seguida, é necessário identificar as ameaças que podem vir a prejudicar as operações, tais como falhas técnicas, perda de pessoal, entre outras.
Uma estratégia que pode ser adoptada para analisar o impacto de cada risco e prever as probabilidades de, efectivamente, acontecerem é a criação de gráficos de impacto, revelando as ameaças que criam despesas à organização.
O plano de contingência funciona como uma resposta ao risco. Contudo, em alguns casos, pode ser mais rentável enfrentá-lo de outras maneiras, como investir em novos equipamentos para prevenir as falhas técnicas ou comprando uma apólice de seguro.
Se pretender realmente criar um plano B, registe alguns dos elementos que deve incluir. Deve, então, consultar os gráficos de avaliação de risco e impacto e seleccionar alguns cenários, como ataques cibernéticos, ausências prolongadas de membros da equipa, perda de fornecedores ou falhas de energia. De seguida, especifique as situações em que é provável aplicar o plano de contingência. Numa fase posterior, deve incluir uma visão geral da estratégia que irá adoptar em forma de resposta ao problema. Por fim, indique o que deve ser feito na primeira hora, dia e semana do plano que está a ser implementado.
Ao desenvolver o plano de emergência lembre-se de que o objectivo principal é manter ou restaurar operações críticas de negócios.
Para que a funcionalidade das operações não seja afectada, comece por envolver o staff. Os intervenientes dos diferentes departamentos podem aconselhá-lo sobre o impacto de eventuais problemas nas operações, na equipa ou com recursos. Aproveite esta vantagem e partilhe o seu plano com os trabalhadores, pois podem oferecer feedback importante. Caso seja possível, realize exercícios para avaliar a eficácia do seu plano.
O plano B pode, por vezes, não se mostrar muito atractivo, pois já investiram muito num plano A ou entendem que os riscos são baixos e não veem necessidade para a sua criação. Para dar a volta a esta resistência, enfatize a sua importância e as consequências de não existir um plano deste tipo.
Quando estiver a criar o seu plano de contingência, certifique-se de que usa uma linguagem simples porque não sabe quando será usado nem quem o irá ler. Pela mesma razão, utilize cargos ou funções em vez de nomes ao atribuir as responsabilidades.
Por último, o plano deve ser revisto e actualizado regularmente, pois podem ocorrer mudanças tecnológicas, operacionais ou de pessoal na empresa em questão.
Os planos de contingência são uma parte fundamental da gestão de risco de uma organização. Estes ajudam a garantir a existência de uma opção de ‘backup’ quando algo ocorre de maneira inesperada.
