Uma área como a de compras envolve muita pesquisa, análise de mercado e negociação, pelo que é um departamento onde não se pode falhar. Como tal, há certos aspectos em que se pode focar para conseguir melhorar ainda mais a performance em procurement, diminuindo custos, garantindo fornecimento atempado e de qualidade ao melhor preço, ou por outro lado, evitar ter custos ainda maiores para a sua empresa.
Alguns dos erros mais comuns cometidos na área das compras podem envolver más análises de mercado, problemas de comunicação ou mesmo de negociação, e isso poderá resultar em grandes quebras na altura de apresentar as contas.
Desde modo, deixamos algumas recomendações para que possa melhorar esse departamento na sua empresa:
Não estar atento ao mercado: embora seja óbvio, por vezes para encontrarmos as melhores soluções temos de pesquisar um bocado mais a fundo, procurar soluções menos visíveis, mas mais rentáveis. Nem sempre a solução vai estar ao virar da esquina.
Falhas “do amigo”: o facto de trabalhar com um fornecedor há muitos anos por vezes pode atrapalhar o negócio, comece a analisar melhor se realmente compensa manter alguns dos seus fornecedores mais antigos e se não existirá uma solução muito mais rentável. Por vezes os fornecedores falham, e poderá estar-se a tornar mais frequente e não repara nisso porque “já vem de há muito tempo”.
Não sabemos o quanto poderemos não saber: Informação é o ponto chave. O recomendável para a negociação é a utilização de um sistema RFI ou RFP para percebermos o que estamos a perder. Através destes sistemas de negociação que nos permitem obter várias propostas e informações, poderemos comparar várias propostas distintas e seleccionar a que mais se adequa às nossas necessidades. Com isto poderemos obter reduções de custos muito maiores.
Falhas de comunicação com os fornecedores: Através dos sistemas referidos acima poderemos aprender um pouco mais sobre as ofertas de um determinado fornecedor, mas para que haja diálogo são precisas pelo menos duas pessoas, e como tal, tem de comunicar com o fornecedor o que pretende e responder às perguntas que ele lhe colocar, porque sempre as terá.
Erros de negociação: Temos sempre algo a negociar, só temos de saber jogar as cartas, essa é a estratégia vencedora. Mesmo que o preço seja competitivo poderá sempre ver se isso poderá incluir algo que lhe possa favorecer e diferenciar a proposta das outras.
Poupanças para o dia-a-dia: Por vezes existem muitos gastos em coisas mínimas para o dia-a-dia, e a falha de stock de materiais de escritório pode levar a perdas muito maiores do que o seu valor. Quando se compra uma quantidade maior de materiais temos a vantagem de evitar fazer diversas viagens desnecessárias mais tarde. Muitas vezes ocorre faltar, por exemplo, um bloco num dia, uma régua no dia seguinte, etc. Manter um stock maior de materiais de escritório ajuda a evitar estes custos acrescidos.
