Artigos codificados, qual o valor?Provavelmente o termo “catálogo”, “item codificado” e “não codificado”, devem ser expressões utilizadas por todos, contudo, estas palavras são o pesadelo . de uns e a salvação de outros.

Começando pelo início do processo existem muitas empresas que “gerem” materiais não codificados e tantos outros codificados, com a justificação de que os codificados são os itens estratégicos e os não codificados representam uma pequena percentagem, reforçando com comentários tradicionais: “não é possível”, “sempre se fez assim”, “é impossível codificar”, “vamos ter o triplo dos materiais a gerir”, “porque só compramos este item uma vez dois em dois anos” ou “a codificação só é importante para o armazém (gestão de stocks)”… Pois bem, é com base nestes comentários que defendo a importância de codificar todos os materiais passiveis de compra, se um item tem uma referência de fabricante é possível ter um código interno.

Então e as peças desenhadas ou itens transformados? Bem, esses também são possíveis de codificar, mesmo não tendo uma referência de fabricante, vejamos, se essa peça modificada tem um desenho, esse desenho tem um código que o identifique, logo é possível codificar.

Com os pontos já abordados várias perguntas se podem colocar. Afinal para que quero eu codificar os meus artigos? Qual a vantagem de os codificar? Qual o valor que traz ao meu processo?

Pois bem, se estas questões ou outras surgiram aceitem este desafio, experimentem dentro de um intervalo de dois anos e em todos os materiais não codificados, o seguinte:

  1. Reunir todos os itens não codificados que deram origem a uma encomenda – primeira surpresa: afinal são mais do que o previsto; número de itens iguais mas escritos de forma diferente… E se tiverem no vosso sistema forma de medir tempos (requisição, encomenda, receção de material ou devolução), vão ter outra surpresa.
  2. Já identificou todos os itens não codificados? Sugiro então que verifique se algum desses itens já existe na sua lista de materiais codificados. Mais uma surpresa, provavelmente vai encontrar matérias duplicados.
  3. Agora que já não tem duplicados na lista de materiais codificados e não codificados, vamos então codificá-los. Como? Simples, sugiro antes de qualquer codificação, criar uma árvore de materiais ou adotar a árvore UNSPSC. A associação dos itens é importante, uma vez que o vai ajudar a reorganizar os materiais.
    Como prova final crie um catálogo por fornecedor, negocie, delegue a compra de itens do catálogo na área requisitante e aprecie a poupança tanto a nível económico como em tempo.
    Para o final deixo uma pequena frase: o preço não é tudo e hoje a estratégia não é gerir materiais, mas sim gerir contratos.

Hélder Marques | Contractors Manager | Somincor

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